Qu'est-ce que SharePoint et à quoi sert-il ?

Introduction à SharePoint

SharePoint s’est imposé comme un outil clé pour la gestion documentaire, l’automatisation des processus et la création d’intranets d’entreprise. Son intégration avec Microsoft 365 et sa capacité de personnalisation en font l’une des plateformes les plus prisées dans le monde professionnel. Dans cet article, nous allons explorer en détail ce qu’est SharePoint, son évolution et ses principales fonctionnalités.

Qu’est-ce que SharePoint ?

Plateforme de collaboration d’entreprise

SharePoint, développé par Microsoft, est une plateforme de collaboration permettant de créer des espaces de travail numériques dans lesquels les équipes peuvent partager des documents, gérer du contenu, automatiser des flux de travail et construire des intranets modernes. Sa flexibilité lui permet de s’adapter aussi bien à des petites équipes qu’à des grandes organisations, favorisant ainsi la collaboration et l’efficacité. Il est entièrement intégré à Microsoft 365, garantissant une expérience homogène avec des outils comme Teams, Outlook, OneDrive ou Word.

Bien plus qu’un simple gestionnaire documentaire, SharePoint permet de construire des portails collaborateurs, d’automatiser des processus internes et de créer une culture de collaboration autour de l’information.

Une solution pour toutes les entreprises

SharePoint convient aussi bien aux petites structures recherchant un espace centralisé pour leurs fichiers qu’aux grandes entreprises nécessitant des intranets complexes, des processus sur-mesure et une sécurité renforcée. Grâce à sa scalabilité, il s’est imposé comme l’un des outils les plus puissants du marché dans son domaine.

À quoi sert SharePoint ?

Centraliser l’information de l’entreprise

L’un des principaux usages de SharePoint est d’agir comme référentiel unique de documents. Plutôt que d’avoir des fichiers dispersés entre emails, disques locaux ou outils tiers, SharePoint permet de tout regrouper dans des bibliothèques bien organisées, accessibles à tout moment avec des autorisations bien définies.

Cette centralisation permet une recherche rapide, évite les doublons et améliore la productivité en réduisant le temps passé à retrouver les bonnes informations.

Favoriser la collaboration entre les équipes

Avec SharePoint, il est possible de créer des sites collaboratifs par projet, service ou équipe. Les utilisateurs peuvent y partager des fichiers, commenter, assigner des tâches ou accéder à des ressources communes, dans un environnement sécurisé et structuré.

Grâce à son intégration avec Microsoft Teams, la collaboration devient encore plus fluide : discussions, réunions, coédition de documents et notifications en temps réel sont pleinement connectées à SharePoint.

Automatiser les processus internes

Grâce à Power Automate, SharePoint permet de concevoir des flux de travail automatisés. Par exemple : approbation de documents, alertes lors de mises à jour, ou déclenchement de tâches automatiques à la soumission d’un formulaire.

Cela réduit les erreurs manuelles et permet aux équipes de se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée.

Créer des intranets et portails internes

SharePoint est également idéal pour la création d’intranets d’entreprise. Grâce à une interface moderne et responsive, il est possible de construire des portails internes servant de point d’accès unique à l’actualité, aux ressources, aux applications métiers, aux politiques internes et bien plus.

Ces portails renforcent la communication interne, alignent les collaborateurs sur les objectifs de l’entreprise et améliorent l’expérience digitale des employés.

Fonctionnalités principales de SharePoint

Voici quelques-unes des fonctionnalités phares :

• Gestion documentaire avancée : stockage, organisation et partage de documents avec gestion des versions, métadonnées personnalisées, coédition et approbation.
• Sites de communication et d’équipe : création de sites internes pour partager des informations entre services ou projets.
• Listes personnalisées : gestion d’informations structurées comme les demandes, suivis, inventaires, avec formulaires personnalisables.

Création de pages : aussi simple que WordPress

Une fonctionnalité très appréciée : l’éditeur visuel de pages. Sans aucune compétence technique, les utilisateurs peuvent créer du contenu via une interface intuitive de type glisser-déposer utilisant des composants appelés web parts.

Ces pages peuvent intégrer ✍️ du texte, des images, vidéos, documents, boutons, formulaires, actualités, etc. Tout est responsive, pour un affichage optimal sur mobile et ordinateur. En plus, on peut :

• Choisir parmi des modèles prédéfinis
• Organiser les pages avec des sections en colonnes
• Ajouter du contenu dynamique (documents récents, événements à venir)
• Intégrer des formulaires interactifs (Forms, Power Apps)

Même si SharePoint et WordPress n’ont pas le même objectif, l’expérience de création de contenu rappelle la simplicité d’utilisation de WordPress, ce qui est un grand avantage pour les utilisateurs non techniques.

Gestion des versions et autorisations

SharePoint sauvegarde automatiquement les versions précédentes des documents, permettant de revenir en arrière ou de consulter l’historique. Il permet également un contrôle fin des autorisations, pour définir qui peut lire, modifier ou supprimer un fichier ou une section.

Intégration avec Microsoft 365

L’un des grands atouts de SharePoint est son intégration étroite avec Microsoft 365. Modifier un document Word dans le navigateur, recevoir des alertes dans Outlook, ou connecter des tâches à Planner… tout fonctionne de manière fluide et interconnectée.

Accessibilité et télétravail

Basé sur le cloud, SharePoint permet un accès sécurisé depuis n’importe quel appareil connecté à Internet. C’est un outil incontournable pour le télétravail et les modes de travail hybrides, où la mobilité et l’accès en temps réel sont essentiels.

Qui utilise SharePoint ?

SharePoint est conçu pour les entreprises de toute taille à la recherche d’une plateforme fiable pour gérer leur information et encourager la collaboration. Des services RH publiant les manuels internes aux équipes juridiques gérant les contrats avec approbation et versionnage, SharePoint est une solution très polyvalente.

Il est également très utilisé dans les secteurs soumis à la conformité, avec la possibilité d’auditer les accès, d’appliquer des politiques de conservation et de garantir la traçabilité des documents.

Avantages de mettre en place SharePoint dans votre entreprise

Mettre en place SharePoint offre des bénéfices concrets :

• Productivité accrue, grâce à un accès simplifié et à la collaboration.
• Sécurité renforcée, avec des autorisations personnalisées.
• Gain de temps, par l’automatisation et la centralisation.
• Scalabilité, en accompagnant la croissance de l’entreprise.

De plus, en faisant partie de Microsoft, SharePoint permet de maximiser les licences déjà existantes et de limiter les outils externes.

Conclusion

SharePoint est bien plus qu’un simple gestionnaire de documents. C’est une plateforme complète pour gérer les informations, faciliter le travail d’équipe et construire un environnement digital aligné avec les objectifs stratégiques de l’entreprise. Grâce à sa capacité d’adaptation et son intégration à Microsoft 365, SharePoint est un atout pour toute organisation engagée dans sa transformation numérique.

Vous recherchez un outil puissant, sécurisé et flexible pour gérer vos connaissances internes et favoriser la collaboration ? SharePoint est une solution à envisager sérieusement.

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