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Desafío de negocio

El equipo de RRHH gestionaba más de 200 consultas mensuales sobre políticas, beneficios y procedimientos de incorporación — preguntas con respuestas escritas dispersas en unidades de red imposibles de navegar. Las solicitudes de vacaciones requerían cadenas de emails manuales con dos pasos de aprobación, generando un ciclo de resolución medio de 4,2 días. No existía directorio central de empleados, por lo que los nuevos empleados pasaban sus primeros días preguntando a compañeros. IT mantenía un sitio de SharePoint 2015 sin actualizar desde hacía tres años, y una auditoría de cumplimiento reciente marcó el versionado inconsistente de documentos como riesgo. La organización necesitaba una intranet moderna de autoservicio que redujera la carga de RRHH y ofreciera a los empleados una fuente única de verdad intuitiva, sin requerir mantenimiento manual de IT.

Enfoque de implementación

Comenzamos con un taller de descubrimiento de dos días para mapear los puntos de dolor actuales con las funciones de SharePoint, seguido de una implementación ágil de cuatro sprints. La arquitectura se centró en un Sitio de Comunicación de SharePoint como página de inicio de la intranet, vinculado a un sitio hub dedicado a RRHH. La biblioteca de políticas utilizó un esquema de metadatos de cuatro columnas (Departamento, Categoría de política, Fecha de vigencia, Estado de revisión), habilitando vistas filtradas para cada función de RRHH. Power Automate gestionó el flujo de solicitudes de vacaciones: los empleados enviaban solicitudes mediante un formulario de Power App integrado, que se enrutaba automáticamente al responsable de línea y luego a RRHH, con notificaciones por email y entradas de calendario automáticas en cada paso. El directorio de empleados se construyó sobre los datos de perfil de usuario de Microsoft 365 con integración Delve. La búsqueda de SharePoint se configuró para priorizar los documentos de políticas. El lanzamiento incluyó seis sesiones con responsables departamentales y un reto de adopción 'encuéntralo en 30 segundos' que llevó al 73% de los empleados a iniciar sesión en los primeros cinco días.

Resultados medibles

• 40% de reducción en el volumen de consultas RRHH
• Más de 200 políticas centralizadas en biblioteca con búsqueda
• Implementación en 2 semanas desde el inicio hasta el lanzamiento

Calendario del proyecto

2 semanas desde el inicio hasta el lanzamiento

Conclusiones clave para organizaciones similares

Asignar un responsable de metadatos del equipo de RRHH — no de IT — desde el inicio fue la decisión que generó el valor más duradero. El personal de RRHH gestionó la taxonomía de políticas y la mantuvo actualizada, lo que significó que los resultados de búsqueda siguieron siendo precisos seis meses después del lanzamiento sin intervención de IT. El flujo de solicitudes de vacaciones automatizado redujo el ciclo de aprobación medio de 4,2 días a menos de 24 horas. Para organizaciones de tamaño similar en sectores regulados, recomendamos separar el sprint de configuración técnica del sprint de adopción: una intranet pulida sin plan de adopción no entregará la reducción de carga de RRHH que justifica el proyecto. Un evento de adopción gamificado supera consistentemente a los emails de lanzamiento pasivos — planifica la campaña de adopción antes de que comience la construcción técnica.

La directora de RRHH informó que los nuevos empleados ahora encuentran respuestas a políticas en menos de dos minutos en lugar de enviar múltiples correos. Los responsables departamentales siguen ejecutando retos mensuales 'encuéntralo en 30 segundos', manteniendo las métricas de adopción por encima del 70% seis meses después del lanzamiento.

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