Comprendre SharePoint: à quoi ça sert ?

Aperçu

SharePoint est une plateforme web développée par Microsoft, largement reconnue pour transformer la collaboration en entreprise, la gestion de contenu et la communication interne. Intégré à Microsoft 365, SharePoint offre des outils pour stocker, partager et collaborer sur des documents. Sa polyvalence en fait une solution prisée dans divers secteurs : administration publique, santé, éducation, finance, etc.

Comprendre à quoi sert SharePoint permet aux entreprises d’identifier des opportunités pour améliorer l’efficacité des flux de travail, renforcer la communication entre équipes et sécuriser leurs données numériques. Que ce soit en version locale ou en ligne via SharePoint Online, la plateforme s’adapte aussi bien aux petites équipes qu’aux grandes structures.

Dans cet article, nous explorons les principaux usages de SharePoint, ses fonctionnalités clés et la valeur stratégique qu’il apporte aux organisations modernes.

Gestion documentaire et stockage

La gestion documentaire est l’un des usages fondamentaux de SharePoint. Il permet de stocker, organiser et retrouver des fichiers dans un espace centralisé. Contrairement aux systèmes de partage de fichiers classiques, SharePoint offre un contrôle de version, un étiquetage par métadonnées, et une gestion des accès basée sur les autorisations.

Les bibliothèques SharePoint permettent à plusieurs utilisateurs de collaborer sur un même document en temps réel, grâce à l’intégration avec Microsoft Word, Excel et PowerPoint. Le suivi automatique des versions permet de revenir à des états antérieurs d’un document, facilitant ainsi les audits et la gestion des erreurs.

Les fonctionnalités de recherche avancée permettent de retrouver rapidement des fichiers en fonction du titre, des métadonnées ou du contenu. Associée à des flux de travail automatisés, cette gestion documentaire optimise les processus d’approbation et réduit les tâches manuelles.

Collaboration et communication d’équipe

SharePoint agit comme un espace de travail numérique où les équipes peuvent partager des informations, gérer des projets et rester synchronisées. Il propose des calendriers partagés, des listes de tâches, des forums de discussion et des sites d’équipe adaptés aux besoins de chaque service.

Les sites d’équipe peuvent être personnalisés pour refléter la structure d’un département ou d’un projet. Les membres peuvent y publier des annonces, échanger des documents et suivre les évolutions du projet en un seul endroit. L’intégration avec Microsoft Teams renforce encore cette collaboration, en combinant messagerie instantanée, appels vidéo et partage de fichiers.

Grâce à une gestion fine des permissions, chaque utilisateur peut accéder uniquement aux informations pertinentes. Cette centralisation améliore la productivité, réduit les silos d’information et permet une meilleure coordination dans les environnements hybrides ou multisites.

Intranet et portails internes

De nombreuses entreprises utilisent SharePoint pour créer des intranets personnalisés. Ces portails servent de centre d’information pour les employés : actualités internes, documents RH, formations, politiques de l’entreprise, etc. SharePoint permet une personnalisation poussée de la mise en page, du branding, et des contenus affichés selon le profil utilisateur.

Un intranet SharePoint améliore la communication interne et renforce la culture d’entreprise. Grâce aux fonctionnalités de ciblage de contenu, de planification des publications et d’intégration avec Yammer ou Viva Engage, les bonnes informations parviennent aux bonnes personnes au bon moment.

Ces portails sont aussi essentiels pour l’onboarding. Les nouveaux arrivants peuvent y trouver des ressources de formation, des organigrammes, et des listes de tâches. Résultat : une intégration plus fluide et un engagement accru dès les premiers jours.

Automatisation des processus et workflows

SharePoint permet d’automatiser des processus métier complexes grâce aux workflows. En utilisant Power Automate ou les flux de travail intégrés, les entreprises peuvent automatiser des tâches comme l’approbation de documents, les notifications ou la collecte de données.

Par exemple, un processus d’approbation peut être conçu pour envoyer automatiquement un document à un superviseur. Si celui-ci l’approuve, il passe à l’étape suivante ; sinon, il revient à l’expéditeur avec des commentaires. Ce type d’automatisation réduit les erreurs humaines et accélère les processus.

Power Apps permet de créer des formulaires personnalisés connectés aux listes ou bibliothèques SharePoint. Cela facilite la collecte de données en temps réel, très utile dans les services RH, comptables ou logistiques. Ainsi, SharePoint devient bien plus qu’un simple espace de stockage : c’est un véritable moteur de productivité.

Gestion de projet et de tâches

SharePoint fournit des outils efficaces pour la gestion de projets. Des sites de projet peuvent être créés avec des listes de tâches, des graphiques de Gantt, des calendriers, et des indicateurs de performance. Ces outils offrent une vue claire des échéances, livrables et responsabilités.

Chaque membre de l’équipe peut se voir attribuer des tâches avec des dates limites. Les responsables de projet peuvent suivre l’avancement, identifier les retards et réagir en conséquence. SharePoint s’intègre aussi avec Microsoft Planner ou Project pour une gestion encore plus poussée.

Les données liées aux projets peuvent être visualisées dans des tableaux de bord Power BI intégrés à SharePoint. Cela transforme la plateforme en outil décisionnel, utile pour évaluer les performances, suivre les KPIs et optimiser les ressources.

Sécurité, conformité et autorisations

SharePoint est conçu pour répondre aux exigences de sécurité et de conformité des entreprises. Les permissions peuvent être définies de manière très précise : par site, dossier, fichier ou même élément individuel. Cela garantit que seules les personnes autorisées accèdent aux données sensibles.

La plateforme s’intègre à Microsoft Purview pour la prévention de perte de données (DLP), l’étiquetage de confidentialité et les politiques de conformité. Ces fonctions aident les entreprises à respecter des réglementations comme le RGPD, la norme ISO 27001 ou la loi HIPAA.

Des journaux d’audit détaillés permettent de suivre les activités des utilisateurs. Combinés à l’historique des versions et aux fonctions d’eDiscovery, SharePoint offre un cadre fiable pour répondre aux besoins juridiques et réglementaires des grandes entreprises.

Gestion des connaissances et recherche

SharePoint excelle dans la gestion des connaissances. Grâce à une taxonomie personnalisée, à l’étiquetage par métadonnées et à l’organisation en bibliothèques thématiques, les contenus sont facilement classés et retrouvés.

La recherche SharePoint est alimentée par Microsoft Search, avec des résultats intelligents basés sur le comportement utilisateur, le contexte, et l’historique de navigation. Il est possible de rechercher des documents, des sites, des personnes ou des conversations à partir d’une seule barre de recherche.

Les entreprises peuvent créer des bases de connaissances, FAQ, guides métiers et référentiels internes directement sur la plateforme. Cette centralisation améliore la productivité des collaborateurs et réduit le temps perdu à chercher l’information.

Mettez SharePoint au service de votre entreprise

SharePoint n’est pas simplement un outil : c’est une plateforme stratégique pour améliorer la collaboration, fluidifier les processus et centraliser l’information. Qu’il s’agisse de créer un intranet, d’automatiser des flux de travail ou de gérer des projets, SharePoint offre une base solide, sécurisée et évolutive.

Adopter SharePoint avec une vision claire transforme les systèmes fragmentés et les emails perdus en un espace de travail numérique cohérent. Les organisations qui tirent pleinement parti de ses capacités renforcent leur efficacité et leur compétitivité à long terme.