Por qué los empleados no usan la intranet (y cómo solucionarlo)

Introducción

Muchas organizaciones invierten en una intranet para descubrir que los empleados rara vez la usan. La baja adopción genera presupuesto desperdiciado, contenido desactualizado y oportunidades perdidas de comunicación y productividad. Entender por qué los empleados ignoran la intranet es el primer paso para solucionarlo.

Razones habituales por las que los empleados evitan la intranet

1. Difícil encontrar lo que necesitan

Si la intranet está desordenada, mal organizada o carece de una búsqueda potente, los empleados se rinden rápido. Vuelven al email, unidades compartidas o a preguntar a compañeros—hábitos que evitan la intranet por completo.

Solución: Mejora la arquitectura de información y la búsqueda. Usa navegación clara, metadatos consistentes y una experiencia de búsqueda que muestre el contenido correcto. Una intranet SharePoint a medida puede diseñarse según cómo trabajan realmente tus equipos.

2. Contenido desactualizado o irrelevante

Cuando las políticas están obsoletas, las noticias son viejas y los enlaces rotos, los empleados pierden confianza. Asumen que la intranet no es la fuente de verdad.

Solución: Asigna responsables de contenido, define ciclos de revisión y elimina o archiva contenido antiguo. La gobernanza es clave—define quién es dueño de qué y cuándo se actualiza.

3. Mala experiencia móvil

Los empleados en movimiento, en el campo o en modelo híbrido necesitan acceso móvil. Una intranet solo para escritorio los excluye.

Solución: Usa diseño responsive y plantéate enfoques mobile-first. Los sitios modernos de SharePoint y los portales de empleados pueden construirse para funcionar bien en móviles y tablets.

4. Sin propuesta de valor clara

Si la intranet no resuelve un problema real—acceso rápido a políticas, autoservicio de RRHH o colaboración en proyectos—los empleados no tienen motivo para cambiar sus hábitos actuales.

Solución: Empieza con casos de uso de alto valor: autoservicio RRHH, localización de documentos o colaboración en equipo. Muestra beneficios tangibles antes de expandir.

5. Falta de apoyo de directivos y managers

Cuando los líderes no usan ni promueven la intranet, los empleados asumen que es opcional o de baja prioridad.

Solución: Consigue patrocinio ejecutivo. Que los líderes publiquen anuncios, usen la intranet para comunicaciones clave e incluyan su uso en onboarding y rituales de equipo.

Cómo mejorar la adopción de la intranet

1. Simplifica la navegación – Menos clics hasta los recursos clave.
2. Mejora la búsqueda – Metadatos, taxonomía y una búsqueda fiable.
3. Contenido fresco y relevante – Actualizaciones regulares y propiedad clara.
4. Diseño mobile-friendly – Acceso desde cualquier dispositivo.
5. Formación y gestión del cambio – Ayuda a los usuarios a entender dónde ir y por qué.
6. Mide e itera – Usa analytics para ver qué se usa y qué no.

Conclusión

La baja adopción suele ser una mezcla de UX, contenido, gobernanza y gestión del cambio. Abordar estos aspectos de forma sistemática puede convertir una intranet infrautilizada en el hub central de tu organización.

¿Necesitas ayuda para diseñar una intranet que los empleados usen de verdad? Contáctanos para una consultoría gratuita.