Portail RH pour une société de services financiers de 1 200 employés

Défi business

L'équipe RH traitait plus de 200 demandes mensuelles sur les politiques, les avantages et les procédures d'intégration — des questions dont les réponses étaient dispersées sur des lecteurs réseau impossibles à naviguer. Les demandes de congés nécessitaient des échanges d'e-mails manuels avec deux étapes d'approbation, créant un cycle de résolution moyen de 4,2 jours. Il n'existait pas d'annuaire central des employés, si bien que les nouvelles recrues passaient leurs premiers jours à demander les bons contacts. IT maintenait un site SharePoint 2015 qui n'avait pas été mis à jour depuis trois ans, et un récent audit de conformité avait signalé le versionnage incohérent des documents comme risque. L'organisation avait besoin d'un intranet moderne en libre-service réduisant la charge RH et offrant aux employés une source unique d'information intuitive, sans maintenance manuelle par IT.

Approche d'implémentation

Nous avons commencé par un atelier de découverte de deux jours pour cartographier les points de douleur actuels avec les fonctionnalités SharePoint, suivi d'une implémentation agile en quatre sprints. L'architecture s'est articulée autour d'un site de communication SharePoint comme page d'accueil de l'intranet, lié à un site hub RH dédié. La bibliothèque de politiques utilisait un schéma de métadonnées à quatre colonnes (Département, Catégorie de politique, Date d'entrée en vigueur, Statut de révision), permettant des vues filtrées pour chaque fonction RH. Power Automate gérait le workflow de demandes de congés : les employés soumettaient des demandes via un formulaire Power App intégré, automatiquement acheminé vers leur responsable puis vers les RH, avec notifications par e-mail et entrées de calendrier à chaque étape. L'annuaire des employés reposait sur les données de profil Microsoft 365 avec intégration Delve. Le lancement comprenait six sessions avec des champions départementaux et un défi d'adoption 'trouvez-le en 30 secondes' qui a poussé 73% des employés à se connecter dans les cinq premiers jours.

Résultats mesurables

• 40% de réduction du volume de demandes RH
• Plus de 200 politiques centralisées dans une bibliothèque consultable
• Implémentation en 2 semaines du démarrage au lancement

Calendrier du projet

2 semaines du démarrage au lancement

Points clés pour des organisations similaires

Désigner un propriétaire des métadonnées au sein de l'équipe RH — et non IT — dès le début a été la décision qui a généré le plus de valeur durable. Le personnel RH a géré la taxonomie des politiques et l'a maintenue à jour, ce qui signifie que les résultats de recherche sont restés précis six mois après le lancement sans intervention IT. Le workflow automatisé de demandes de congés a réduit le cycle d'approbation moyen de 4,2 jours à moins de 24 heures. Pour les organisations de taille similaire dans des secteurs réglementés, nous recommandons de séparer le sprint de configuration technique du sprint d'adoption : un intranet soigné sans plan d'adoption ne délivrera pas la réduction de charge RH qui justifie le projet. Un événement d'adoption gamifié surpasse systématiquement les e-mails de lancement passifs — planifiez la campagne d'adoption avant que la construction technique ne commence.

La directrice RH a indiqué que les nouveaux arrivants trouvent désormais les réponses aux politiques en moins de deux minutes au lieu d'envoyer plusieurs e-mails. Les champions départementaux continuent d'organiser des défis mensuels 'trouvez-le en 30 secondes', maintenant les métriques d'adoption au-dessus de 70% six mois après le lancement.

Stack technique