Bonnes pratiques de gestion documentaire SharePoint

Introduction

SharePoint est une plateforme puissante pour la gestion documentaire, mais sans structure, les bibliothèques peuvent devenir chaotiques. Ces bonnes pratiques vous aident à organiser les documents, améliorer la recherche et soutenir la conformité.

1. Utilisez les métadonnées, pas seulement les dossiers

Les dossiers créent des hiérarchies profondes difficiles à naviguer et à rechercher. Les métadonnées (colonnes comme Département, Projet, Type de document, Année) permettent de filtrer et trouver des documents sans ouvrir plusieurs dossiers.

Bonne pratique : Définissez un petit ensemble de colonnes de métadonnées obligatoires. Utilisez des colonnes de choix pour la cohérence. Évitez les structures de dossiers de plus de 2–3 niveaux.

2. Concevez une structure de bibliothèque claire

• Une bibliothèque par objectif – ex. Contrats, Politiques, Documents de projet.
• Nommage cohérent – Utilisez des noms clairs et prévisibles (ex. « RH – Politiques » plutôt que « Trucs RH »).
• Vues par défaut – Créez des vues filtrées pour les cas d’usage courants (ex. « Mon département », « En attente d’approbation »).

3. Définissez les permissions au bon niveau

Évitez de rompre l’héritage des permissions sauf si nécessaire. Préférez :

• Permissions au niveau du site pour un accès large.
• Permissions au niveau de la bibliothèque pour le contenu départemental.
• Permissions au niveau de l’élément uniquement lorsque vous avez un besoin clair de conformité ou de confidentialité.

Trop de permissions uniques compliquent la gestion et peuvent ralentir les performances.

4. Utilisez le versionnement et le verrouillage

Activez le versionnement pour les bibliothèques importantes afin de pouvoir récupérer les versions précédentes. Utilisez le verrouillage pour les documents nécessitant une édition exclusive (ex. contrats) pour éviter les conflits.

5. Implémentez les politiques de rétention

Pour les secteurs réglementés ou les exigences légales, utilisez les politiques de rétention Microsoft 365. Définissez combien de temps les documents sont conservés et quand ils sont supprimés ou archivés.

6. Améliorez la recherche avec les métadonnées et les types de contenu

La recherche utilise les métadonnées et les types de contenu. Étiquetez les documents de manière cohérente pour que les utilisateurs puissent les trouver par département, projet ou type. Les types de contenu aident à standardiser les métadonnées entre les bibliothèques.

7. Formez les utilisateurs et documentez les processus

La gouvernance et la formation comptent. Documentez comment nommer les fichiers, quelles métadonnées utiliser et où stocker les différents types de contenu. Désignez des responsables de contenu pour maintenir la qualité.

Conclusion

Une bonne gestion documentaire dans SharePoint repose sur les métadonnées, une structure claire, des permissions sensées et la gouvernance. Ces pratiques soutiennent à la fois la découvrabilité et la conformité.

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