Pourquoi les employés n'utilisent pas l'intranet (et comment y remédier)

Introduction

De nombreuses organisations investissent dans un intranet pour constater que les employés l’utilisent rarement. Une faible adoption entraîne un budget gaspillé, du contenu obsolète et des opportunités manquées en matière de communication et de productivité. Comprendre pourquoi les employés ignorent l’intranet est la première étape pour y remédier.

Raisons courantes pour lesquelles les employés évitent l’intranet

1. Difficile de trouver ce dont ils ont besoin

Si l’intranet est encombré, mal organisé ou manque d’une recherche efficace, les employés abandonnent rapidement. Ils reviennent à l’email, aux lecteurs partagés ou à demander à des collègues—des habitudes qui contournent complètement l’intranet.

Solution : Améliorez l’architecture de l’information et la recherche. Utilisez une navigation claire, des métadonnées cohérentes et une expérience de recherche qui met en avant le bon contenu. Une intranet SharePoint sur mesure peut être conçue en fonction de la façon dont vos équipes travaillent réellement.

2. Contenu obsolète ou non pertinent

Lorsque les politiques sont dépassées, les actualités périmées et les liens cassés, les employés perdent confiance. Ils supposent que l’intranet n’est pas la source de vérité.

Solution : Assignez des propriétaires de contenu, définissez des cycles de révision et supprimez ou archivez l’ancien contenu. La gouvernance est clé—définissez qui possède quoi et quand c’est mis à jour.

3. Mauvaise expérience mobile

Les employés en déplacement, sur le terrain ou en télétravail hybride ont besoin d’un accès mobile. Une intranet uniquement desktop les exclut.

Solution : Utilisez un design responsive et envisagez des approches mobile-first. Les sites modernes SharePoint et les portails employés peuvent être construits pour fonctionner bien sur téléphones et tablettes.

4. Pas de proposition de valeur claire

Si l’intranet ne résout pas un vrai problème—accès rapide aux politiques, self-service RH ou collaboration projet—les employés n’ont aucune raison de changer leurs habitudes actuelles.

Solution : Commencez par des cas d’usage à forte valeur : self-service RH, trouvabilité des documents ou collaboration d’équipe. Montrez des bénéfices tangibles avant d’étendre.

5. Manque de soutien des dirigeants et managers

Quand les leaders n’utilisent ni ne promeuvent l’intranet, les employés supposent que c’est optionnel ou de faible priorité.

Solution : Obtenez un parrainage exécutif. Faites publier des annonces par les leaders, utilisez l’intranet pour les communications clés et incluez-la dans l’onboarding et les rituels d’équipe.

Comment améliorer l’adoption de l’intranet

1. Simplifiez la navigation – Moins de clics vers les ressources clés.
2. Améliorez la recherche – Métadonnées, taxonomie et expérience de recherche fiable.
3. Contenu frais et pertinent – Mises à jour régulières et propriété claire.
4. Design mobile-friendly – Accès depuis n’importe quel appareil.
5. Formation et gestion du changement – Aidez les utilisateurs à comprendre où aller et pourquoi.
6. Mesurez et itérez – Utilisez les analytics pour voir ce qui est utilisé et ce qui ne l’est pas.

Conclusion

Une faible adoption est généralement un mélange de problèmes UX, contenu, gouvernance et gestion du changement. Les traiter de manière systématique peut transformer une intranet sous-utilisée en hub central de votre organisation.

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